Практически каждой фирме за время существования предстоит переезд на новое место. Фактический адрес местоположения меняется как по позитивным, так и негативным причинам:
- увеличение стоимости аренды помещения;
- окончание арендного срока по договору;
- расширение либо сокращение количества сотрудников;
- приобретение собственной недвижимости;
- выбор места с большим потоком целевой аудитории.
Организация офисного переезда может стать утомительной и безрадостной, если не будет составлен чёткий план действий.
Основные этапы офисного переезда
Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
Этап 1. Психологическая подготовка
Добросовестный и понимающий работодатель создаёт благоприятные рабочие условия не только для себя, но и своих работников. Он понимает, как сложно адаптироваться к новому месту, поэтому обязан обеспечить комфортный психологический климат. Поэтому заранее оповещает о предстоящем переезде штат сотрудников и партнеров, связанных с деятельностью фирмы:
- Уведомление работников за несколько недель вперед. Это позволит перестроить привычный режим жизни, предупредить вероятные проблемы, которые могут быть связаны с новым местоположением места работы.
- Оповещение поставщиков расходных материалов, службы поставки воды, клининговые компании. Это обезопасит от потери времени на поиск новых партнеров, в случае невозможности оказания услуг по новому адресу.
- Электронная рассылка официального письма для постоянных партнеров.
- Распространение полной информации о новой локации, графике работы, маршруте проезда. Это можно сделать разными способами: публикация на официальном сайте компании, через аккаунт в социальных сетях, рекламные объявления, вывески, щиты.
Этап 2. Экономия времени
По возможности стараться ускорить процесс сбора вещей и документов. Для этого рациональнее всего составить план, прописав в нем этапы и сроки их выполнения, закрепить за каждым делом конкретных лиц. При этом следует уделить внимание следующим моментам:
- Рассчитать физическую силу для перевоза мебели, офисной техники — может быть окажется возможным справиться самому персоналу или обратиться к помощи муверов (грузчиков).
- Чтобы на новом месте не воцарился хаос, целесообразно будет приклеить к каждой вещи стикер с указанием отдела, этажа, номера кабинета, кому из сотрудников принадлежит. Таким же образом заблаговременно определить месторасположение мебели и техники, которой будут пользоваться все.
- Еще одна полезная мера — назначение управляющих в обоих офисах. Так дело будет спориться быстрее.
- Расставить всё по полочкам как в прямом, так и переносном смысле не позже суток до переезда. Это значит иметь чёткое представление о том, где должна располагаться каждая вещь.
- Правильная упаковка
Чтобы упростить себе задачу, вещи должны быть расфасованы в коробки по категориям:
- Документы — не должна затеряться ни одна бумажка, поэтому их для сохранности необходимо подготовить, архивировать, упаковать.
- Мебель — важно сохранить ее целостность, чего можно добиться только правильной разборкой, упаковкой и нумерацией деталей.
- Техника — ее упаковывают очень тщательно, чтобы во время перевозки не было повреждений.
- Сейфы — лучше их доверить специалистам.
- Комнатные растения, аквариумы — их перевозят отдельно от других предметов.
В завершение следует сказать, что не следует хвататься за все дела сразу. Сначала стоит расставить мебель, технику, документацию, а на следующий день можно устроить генеральную уборку.
Чтобы переезд офиса прошел четко по плану, рекомендуем обратиться в компанию Partner Group. Наши сотрудники ежедневно занимаются переездами офисов, магазинов и иными грузоперевозками по Екатеринбургу. Оформить заявку на переезд офиса, а также получить бесплатную консультацию можно оформив заявку на нашем сайте или по телефону 8 (800) 555-65-53.